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實驗室所需的供應(yīng)品包括儀器設(shè)備(含軟件)及其零配件、化學試劑及標準物質(zhì)等。做好供應(yīng)品采購，有利于實驗室控制質(zhì)量，降低成本，減少風險。CNAS-CL01:2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》之4.6對供應(yīng)品采購活動從采購政策和程序、供應(yīng)品的檢查或驗證、采購文件和供應(yīng)商評價4個方面提出了要求。
一、供應(yīng)品采購流程 當實驗室經(jīng)過市場調(diào)查決定開發(fā)新項目后，會指定部門或人員提出供應(yīng)品采購申請并起草采購文件。圖1給出了供應(yīng)品采購的流程。在有的實驗室中，采購文件審批前還要經(jīng)過技術(shù)委員會的評審。
圖1 服務(wù)和供應(yīng)品采購程序流程圖
二、供應(yīng)商評價與采購文件 1.供應(yīng)品供應(yīng)商的搜索、評價與選擇。
實驗室應(yīng)有一套完整的評價體系，用于供應(yīng)品供應(yīng)商的搜索、評價與選擇。影響檢測和/或校準質(zhì)量的供應(yīng)品、試劑和消耗材料都應(yīng)按照事先制定的采購政策來實施，而不論其價值的大小或價格的高低。實驗室應(yīng)關(guān)注專業(yè)機構(gòu)關(guān)于測量設(shè)備的年度報告，制造商的同行評價和業(yè)內(nèi)聲譽以建立潛在供應(yīng)商名單。通常對供應(yīng)品供應(yīng)商的評價應(yīng)考慮以下因素:
(1)產(chǎn)品的質(zhì)量、價格和功能的可擴充性。
(2)供應(yīng)商的績效、相關(guān)經(jīng)驗與經(jīng)歷。
(3)供應(yīng)商的服務(wù)、安裝和支持能力(例如產(chǎn)品檢測能力)。
(4)供應(yīng)商對于相關(guān)法律及法規(guī)要求的認知及符合性。
(5)供應(yīng)商的后勤保障能力，包括場所及資源。
對于不同的供應(yīng)品可能有不同的評價標準，實驗室可采用計權(quán)記分的方法綜合各項因素來評價供應(yīng)商。計權(quán)記分，即實驗室根據(jù)供應(yīng)品的特點，考慮各項因素對今后使用的影響程度與實驗室的投入產(chǎn)出，對其賦予不同的權(quán)值，然后將各項分值求和從而獲得供應(yīng)商的優(yōu)先次序。應(yīng)索取技術(shù)手冊，比較不同制造商產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)和同一制造商不同規(guī)格的設(shè)備。通常，相同功能和準確度的測量設(shè)備應(yīng)比較性能價格比、功能的可擴充性；進口設(shè)備還應(yīng)考慮國內(nèi)適用性、附件的可獲得性、校準與售后維修的便利性等。
若采購設(shè)備的軟件未固化，要考慮制造商的軟件研發(fā)能力與售后服務(wù)能力。譬如，在方法變更或其他需要的情況下，技術(shù)服務(wù)人員應(yīng)能夠及時響應(yīng)軟件的調(diào)整要求。
對于價值高昂，安裝有特殊需求的設(shè)備，如果有必要，實驗室可以赴生產(chǎn)企業(yè)及其客戶單位進行現(xiàn)場調(diào)研，通過參觀其生產(chǎn)部門，與企業(yè)技術(shù)人員現(xiàn)場溝通，了解供應(yīng)商的技術(shù)優(yōu)勢與設(shè)備適用性及以往使用的情況，以便事先對基礎(chǔ)進行設(shè)計與施工。
2.采購合同。
采購合同是經(jīng)實驗室與供應(yīng)商協(xié)商一致同意而訂立的關(guān)于供需關(guān)系的法律文件，它規(guī)定了雙方的權(quán)利與義務(wù)，是實驗室重要的采購文件。采購合同的內(nèi)容通常包括:
(1)技術(shù)要素。
——供應(yīng)品的質(zhì)量要求:供應(yīng)品規(guī)格(含配件與附件)、技術(shù)性能、功能的可擴充性、質(zhì)量保證期限等。對于應(yīng)依法取得生產(chǎn)許可證的，供應(yīng)商須取得相應(yīng)生產(chǎn)資質(zhì)。
——驗收方法(包括驗收技術(shù)依據(jù))和驗收時間。若實驗室對所購測量儀器無校準/檢定能力，可約定由第三方技術(shù)機構(gòu)進行校準或檢定并在交付時提供有效證書。驗收時間的確定要考慮實驗室改造、設(shè)備現(xiàn)場調(diào)試、技術(shù)機構(gòu)對技術(shù)參數(shù)驗收等工作。例如，對參考標準來說，穩(wěn)定性是十分重要的指標，有的技術(shù)規(guī)范規(guī)定需兩年時間才能完成其評價。
(2)商務(wù)要素。
——數(shù)量。訂購批、量的大小。
——交付時間、交/提貨方式與地點。
——價格。貨值較高的設(shè)備，通常分別在合同訂立、設(shè)備驗收和使用后分3次付款，此時需約定每次交付的數(shù)額或比例。
——售后服務(wù)事項、包裝、運輸方式、不良品的處理。
(3)法律責任要素。
——違約責任。
為了避免錯誤與誤解，實驗室可將對供應(yīng)商的所有要求，所購產(chǎn)品的質(zhì)量要求、檢驗方法及各種條件列于采購規(guī)格書上，使雙方都能一目了然。采購規(guī)格書的內(nèi)容一般包括:品名，使用目的和用途，數(shù)量以及交貨日期、地點，質(zhì)量特性與規(guī)格，制造方法或加工方法、搬運方法，檢測方法與驗收標準，檢測結(jié)果的處理方法。分批交貨時要清楚標示每批的數(shù)量。
3.招標文件。
為保證采購到所需產(chǎn)品，當執(zhí)行供應(yīng)品政府采購時，招標文件應(yīng)將供應(yīng)品的原理、型式、結(jié)構(gòu)與技術(shù)性能描述完整、清楚。對價值昂貴的成套設(shè)備，可以在招標文件中指定:(1)各組成部分的型號、規(guī)格、品牌；(2)關(guān)鍵部件的材料；(3)供應(yīng)商的業(yè)績，譬如曾經(jīng)為若干家同類實驗室供貨。
4.采購文件技術(shù)內(nèi)容的審查。
采購文件的技術(shù)內(nèi)容主要包括設(shè)備的規(guī)格型號、功能、重要技術(shù)參數(shù)、軟件兼容性等關(guān)鍵技術(shù)指標。采購文件在發(fā)出前，有必要對技術(shù)內(nèi)容進行審查。對于首次購買的設(shè)備，審查前可要求申購人提供設(shè)備技術(shù)標準、同類實驗室的應(yīng)用情況調(diào)查報告、設(shè)備技術(shù)先進性分析與市場占有率分析、制造商的技術(shù)手冊等支持材料，以便對不同生產(chǎn)商的同類設(shè)備進行比較。對重要設(shè)備，可以外請專家對制造商進行質(zhì)詢與評估。對于有的設(shè)備，制造原理決定了其性能的高低，此時技術(shù)原理就成為采購文件必不可少的內(nèi)容。
對價值高昂的設(shè)備，實驗室應(yīng)充分論證，若所采購設(shè)備不能滿足預(yù)期用途，一旦合同簽定就可能造成無法挽回的損失。
三、供應(yīng)品的符合性檢查 1.儀器設(shè)備(含軟件)及其零配件。
儀器設(shè)備的符合性檢查，俗稱驗收，是采購的最后環(huán)節(jié)，又是設(shè)備日常管理的起點。通過驗收，實驗室對儀器設(shè)備技術(shù)性能有了初步了解，并著手建立原始檔案。儀器設(shè)備的驗收過程包括以下3個步驟:
(1)準備工作。
設(shè)備管理部門、使用部門熟悉驗收技術(shù)標準，共同制定詳細的驗收方案。
(2)核對憑證與實物點驗。
核對憑證是核對隨機技術(shù)資料(包括出廠合格證和保修單)所述的制造商、型號規(guī)格、批號、數(shù)量、性能與采購合同/招標書是否一致。實物點驗是檢查設(shè)備、附件、配件與數(shù)量與采購合同/招標書是否一致，外觀是否完好。若儀器設(shè)備與采購文件不符，應(yīng)予退貨或換貨；若與采購文件相符，但與隨機資料不符，此時應(yīng)迅速與供應(yīng)商聯(lián)系，待資料齊全后再行驗收。約定由第三方校準或檢定的，要檢查是否提供了第三方的有效證書。
(3)質(zhì)量檢查。
檢查功能是否正常，計量性能是否滿足要求。對于第三方校準或檢定的，要對證書所提供的數(shù)據(jù)進行分析，檢查是否符合驗收標準。若實驗室具有驗收能力，應(yīng)及時安排具備資質(zhì)能力的人員進行，并出具校準/檢定證書。對于大型、精密、貴重設(shè)備，通常由供應(yīng)商派出技術(shù)人員進行安裝調(diào)試，調(diào)試完成后再由實驗室驗收。必要時可試用一段時間，包括使用標準樣品和實物樣品試用。兩者的差異在于，用實物樣品試驗時存在“干擾因素”，可檢查儀器設(shè)備的“抗干擾能力”。
驗收工作完成后應(yīng)編制驗收報告，同時將各種驗收記錄與驗收報告、校準/檢定證書一并歸檔。對驗收合格的儀器設(shè)備應(yīng)建立專門的賬目和檔案，移交使用部門并進入日常運行管理。
如果驗收發(fā)現(xiàn)設(shè)備不符合要求，應(yīng)按照事先約定予以退貨、更換，并根據(jù)情況酌情索賠。除另有約定外，所有驗收程序必須在規(guī)定的“索賠期”內(nèi)完成(特別是進口物資)，以免造成經(jīng)濟損失。
2.化學試劑及標準物質(zhì)。
通常情況下，實驗室都需要采購易耗品或易變質(zhì)物品，如培養(yǎng)基、標準物質(zhì)、化學試劑、試劑盒和玻璃器皿。由于易耗品是一次性使用的，大多價格不高，實驗室容易忽視對其供應(yīng)商的評價。但若其質(zhì)量影響檢測/校準質(zhì)量，就應(yīng)遵循與設(shè)備采購?fù)瑯拥脑瓌t，并要求供方提供消耗品的檢測/檢驗報告。根據(jù)CNASCL52《CNAS-CL01<檢測和校準實驗室能力認可準則>應(yīng)用要求》，適用時，實驗室應(yīng)對這些易耗品或易變質(zhì)物品的品名、規(guī)格、等級、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、成分、包裝、貯存、數(shù)量、合格證明等進行符合性檢查或驗證。對商品化的試劑盒，實驗室應(yīng)核查該試劑盒已經(jīng)過技術(shù)評價，并有相應(yīng)的信息或記錄予以證明。當某一品牌的物品驗收的不合格比例較高時，實驗室應(yīng)考慮更換該供應(yīng)品的品牌。
若采購標準物質(zhì)，應(yīng)關(guān)注是否為有證標準物質(zhì)，其證書和標簽是否符合CNAS-CL30《標準物質(zhì)/標準樣品證書和標簽的內(nèi)容》。
CNAS-CL10《檢測和校準實驗室能力認可準則在化學檢測領(lǐng)域的應(yīng)用說明》“4.6.2試劑和標準物質(zhì)的驗收”要求，采購的試劑和標準物質(zhì)應(yīng)檢查標簽、證書或其他證明文件的信息，必要和可行時應(yīng)通過適當?shù)臋z測手段，以確保滿足檢測方法的要求。特別是痕量分析，應(yīng)關(guān)注試劑空白對檢測結(jié)果的影響。實驗室應(yīng)確保實驗用水達到規(guī)定的質(zhì)量要求。應(yīng)定期檢查水凈化系統(tǒng)的性能以確認制備的水滿足檢測要求，并保存此類檢查的記錄。
消耗品的接收與存儲有別于測量設(shè)備，特別是危險化學品，一旦管理不善可能造成安全事故，實驗室應(yīng)從接收、存儲、領(lǐng)取、使用、處置各環(huán)節(jié)予以控制。根據(jù)CNAS-CL10“4.6.1試劑和標準物質(zhì)的儲存”的要求，試劑和標準物質(zhì)在制備、儲存和使用過程中，應(yīng)特別關(guān)注特定要求，包括其毒性、對熱、空氣和光的穩(wěn)定性、與其他化學試劑的反應(yīng)、儲存環(huán)境等。
四、供應(yīng)商再評價 設(shè)備投入使用后，操作人員對設(shè)備操作的便利性、計量特性、可靠性以及供應(yīng)商售后服務(wù)有了真切感受，對供應(yīng)商的技術(shù)能力、服務(wù)水平有了新的認識。這些信息為今后采購?fù)愒O(shè)備進行供應(yīng)商的再評價、再選擇提供了參考。
對影響檢測/校準質(zhì)量的重要消耗品、供應(yīng)品的供應(yīng)商，實驗室應(yīng)在設(shè)備驗收、使用、維修、改造后予以記錄，從而獲得設(shè)備性能(包括長期性能、可改造性)的全面認識，并保存每次的評價記錄和獲批準的供應(yīng)商名單。若評價結(jié)果滿足要求，列入合格供應(yīng)商名單，采購?fù)愒O(shè)備/消耗品考慮在合格供應(yīng)商中選擇。此時應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商可能變化導致供應(yīng)品質(zhì)量的變動。
實驗室要保留主要設(shè)備的生產(chǎn)商記錄；對于設(shè)備性能不能持續(xù)滿足要求或不能提供良好售后服務(wù)的生產(chǎn)商，應(yīng)考慮更換生產(chǎn)商。 摘自：中國計量報
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